ecoDMS Doku­mente­nar­chiv

Zum 01.01.2017 ist die let­zte vom Geset­zge­ber eingeräumte Schon­frist zur Umset­zung der Vor­gaben der GoBD, also der Grund­sätze zur ord­nungsmäßi­gen Führung und Auf­be­wahrung von Büch­ern, Aufze­ich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­n­is­cher Form sowie zum Daten­zu­griff, aus­ge­laufen. Auch für Selb­ständige, Freiberu­fler und Klei­n­un­ternehmer, die nicht buch­führungspflichtig sind, gel­ten sei­ther neue Regeln für die Auf­be­wahrung aller Daten, die für die Besteuerung rel­e­vant sind. Ins­beson­dere betr­e­f­fen die Änderun­gen „Aufze­ich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­n­is­cher Form“, also Ange­bote, Rech­nun­gen etc., die auf dem Com­puter erstellt und abge­spe­ichert wur­den — egal ob mit einem Textver­ar­beitung­spro­gramm oder einem Waren­wirtschaftssys­tem. Dabei obliegt der Nach­weis der Unverän­der­barkeit der betr­e­f­fenden Doku­mente dem Unternehmer. Eine Spe­icherung im Dateisys­tem des Com­put­ers genügt den Anforderun­gen eben­sowenig wie eine regelmäßige Daten­sicherung. Leis­ten kann das nur ein soge­nan­ntes Doku­menten­man­age­mentsys­tem. Ger­ade für Klein– und Kle­in­stun­ternehmen sowie Solo-​Selbständige bedeuten Anschaf­fung, Ein­rich­tung und Betreu­ung eines solchen DMS oft einen erhe­blichen finanziellen sowie per­son­ellen Aufwand. Wir haben uns daher für die ecoDMS Lösung der ecoDMS GmbH aus Aachen entsch­ieden. Sie erlaubt eine geset­zeskon­forme Archivierung gemäß DSGVO und GoBD auf Ihrer Hard­ware. Und das zu nahezu konkur­ren­z­los gün­sti­gen, sehr trans­par­enten, Lizenzpreisen.

eco­MAILZ E-​Mail Archiv

Erhal­ten oder versenden Sie E-​Mails mit Ange­boten, Rech­nun­gen oder Ver­sand­doku­menten? Diese Frage dürfte heute prak­tisch jeder Unternehmer mit ja beant­worten. Dann gel­ten auch für Sie die geset­zlichen und steuer­rechtlichen Regelun­gen für eine Archivierung Ihres unternehmen­srel­e­van­ten E-​Mail Verkehrs. Ähn­lich wie bei der Doku­mente­nar­chivierung ste­hen viele Klei­n­un­ternehmen hier vor vie­len Hür­den. Es ist jedoch ein Irrglaube, der Archivierungspflicht ent­ge­hen zu kön­nen durch Abruf der E-​Mails per IMAP und Nutzung des E-​Mail Servers beim Provider als revi­sion­ssicherem Archiv. eco­MAILZ der Firma ecoDMS GmbH bietet hier­für eine weit­ge­hend automa­tis­che geset­zeskon­forme Archivierungslö­sung ver­bun­den mit einer intel­li­gen­ten Such­funk­tion und Voll­tex­terken­nung. Auch und vor allem, wenn Sie keinen eige­nen E-​Mail Server ein­set­zen. Die Verzah­nung mit ecoDMS erhöht die Möglichkeiten und steigert den Kom­fort der Gesamtlösung.

Haben wir Ihr Inter­esse geweckt? Gern beraten und unter­stützen wir Sie bei der Ein­rich­tung der vor­ge­nan­nten Lösungen.